Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Содержание

Функция ВПР в Excel для чайников и не только

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

  1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
  2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
  3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» – диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
  4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
  5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
  6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» – ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

  1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
  2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
  3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
  4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.



Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

Рассмотрим формулу детально:

  1. Что ищем.
  2. Где ищем.
  3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

  1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
  2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
  3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
  4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

Изменяем материал – меняется цена:

Скачать пример функции ВПР в Excel

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

Источник: https://exceltable.com/funkcii-excel/funkciya-vpr-v-excel

Функция ВПР в Excel (Эксель): пошаговая инструкция для

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

С помощью функции ВПР (в переводе на английский VLOOKUP) пользователи программы Exсel имеют возможность переставлять данные из одной таблицы в другую со схожими параметрами. Эта услуга подойдёт для тех, кому приходится работать с большими списками. Ведь вписывать каждое значение отдельно может занять очень большое количество времени.

Использование ВПР в программе Excel

Для того, чтобы наглядно разобраться как работает функция ВПР в Excel: поможет пошаговая инструкция на конкретном примере.

Допустим, в магазин канцелярских товаров поступил новый привоз, к которому прилагается соответствующая документация. Администратору торгового зала необходимо рассчитать полную стоимость продукции, имея на руках файл Excel, который содержит две таблицы.

Первая – это список предметов, единицы их измерения и количество.

Вторая – содержит тот же список, но в ней ещё есть цена за 1 штуку.

Чтобы подсчитать сколько стоит продукция, следует информацию из второй вставить в первую, и с помощью простого умножения произвести расчёт.

Этапы работы (инструкция):

  1. Для начала в первую Excel таблицу добавляются два столбца: «Цена за 1 шт.» и «Общая сумма».
  2. Отметить верхнее поле в новом.
  3. Выбрать раздел формулы, и нажать «Вставить функцию».
  4. Из предложенных категорий Excel отметить «Ссылки и массивы».
  5. Найти ВПР, и нажать «ОК».
  6. Заполнить открывшееся окно «Аргументы».

– это товары из первой таблицы, которые необходимо будет определить во второй. Их значение выставляется таким образом: X: Y, где Х – это адрес первой ячейки столбика с товарами, а Y – последней. В рассматриваемой это А2 и А5.

– в этом поле будет стоимость из второго листа с данными. Чтобы её проставить следует кликнуть по строке, затем перейти на страницу с суммой, и выделить нужное (А2 – В5).

Важно! Эти показатели фиксируются, чтобы именно по ним производились расчёты программой Эксель.

Фиксирование информации производится путём нажатия горячей клавиши F4, на выделенной строке. Если всё сделано правильно там же появится значок $.

Номер — это строка в которой должна быть информация о том, что будет переноситься из другой таблицы. В рассматриваемом случае – это второй столбец (2).

Интервальный просмотр – логическое значение Excel, где точно это ЛОЖЬ, а приближённо – ИСТИНА. Если пользователю нужны точные, он должен написать «ЛОЖЬ».

В конечном итоге, окно «Аргументы» выглядит так:

Нужное значение появится в ячейке. Чтобы опция сработала на все товары, достаточно растянуть её.

Теперь, чтобы сосчитать общую стоимость предмета, достаточно вставить соответствующую формулу в ячейку Е2, и также растянуть её на все продукты. Конец инструкции.

Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»

Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:

Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?

Делается это в несколько шагов:

  1. Открыть первую со старой информацией.
  2. Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
  3. Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
  4. Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
  5. Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
  6. Выбрать ВПР.
  7. Задать «Аргументы».

Инструкция:

– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).

– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.

Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

Заполненное окно выглядит так:

После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.

Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.

Узнайте также:

Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям

Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).

Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.

Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.

Чтобы осуществить поиск следует:

  1. Создать слева новый столбец с объединёнными данными (название компании и товара).

Делается это просто:

  • выделить крайнюю левую ячейку (А1);
  • щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
  • отметить добавление столбца и нажать «ОК».
  1. Внести данные в новый столбец. Для этого нужно нажать на пустое поле А2, ввести формулу объединения (=B2&C2) и нажать кнопку Enter. Чтобы продлить список достаточно растянуть ячейку.
  2. Нажать на любое свободное место и самостоятельно ввести, что нужно найти (ЛасточкаГелевая ручка).
  3. Выбрать ячейку где будет отображен результат и заполнить Аргументы функции.

Инструкция:

– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8).

– где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).

Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.

Как сделать выпадающий список через функцию ВПР

Чтобы сделать выпадающий список из существующего нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать поле, в котором будет сформированы показатели. Например, Е2.
  2. Зайти в раздел «Данные», и выбрать «Проверка данных».
  3. Установить тип данных, как список.
  1. В появившуюся строку «Источник» ввести информацию (выделить с первой до последней ячейки – А2:А5).

Выпадающий список готов.

Теперь с помощью функции ВПР нужно добавить возможность просмотра цены, при выборе товара. Как это работает в Эксель? (Инструкция).

  1. Создать новое поле с названием «Цена».
  2. Вставить аргументы.

– ячейка Excel, в которой находится выпадающий список (Е2).

– выделенный фрагмент с предметами и ценами (А2-В5).

Номер столбца – 2 (в нём находятся цены).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После подтверждения команды можно пользоваться списком и просмотром цены.

Таким образом, с помощью несложных инструкций, каждый может разобраться, как пользоваться ВПР. Смотрим видео.

Источник: https://virtualniy-mir.ru/kak-rabotat-s-funkciej-vpr-v-eksel-instrukciya-dlya-novichkov/

Функция ВПР в Excel

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Данная статья посвящена функции ВПР. В ней будет рассмотрена пошаговая инструкция функции ВПР, под названием «Функция ВПР в Excel для чайников».

В данной статье мы подробно рассмотрим описание, синтаксис и примеры функции ВПР в Excel.

А также рассмотрим, как использовать функцию ВПР с несколькими условиями и разберем основные ошибки, почему не работает функция ВПР.

Синтаксис и описание функции ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel примеры

Функция ВПР с несколькими условиями

Почему не работает функция ВПР

Синтаксис и описание функции ВПР в Excel

Итак, так как второе название этой статьи «Функция ВПР в Excel для чайников», начнем с того что узнаем, что же такое функция ВПР и что она делает? Функция ВПР на английском VLOOKUP, ищет указанное значение и возвращает соответствующее значение из другого столбца.

Как работает функция ВПР? Функция ВПР в Excel выполняет поиск по вашим спискам данных на основе уникального идентификатора и предоставляет вам часть информации, связанную с этим уникальным идентификатором.

Буква «В» в ВПР означает «вертикальный». Она используется для дифференциации функции ВПР и ГПР, которая ищет значение в верхней строке массива («Г» обозначает «горизонтальный»).

Функция ВПР доступна во всех версиях Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003.

Синтаксис функции ВПР выглядит следующим образом:

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Как видите, функция ВПР имеет 4 параметра или аргумента. Первые три параметра обязательные, последний – необязательный.

  1. искомое_значение – это значение для поиска.

Это может быть либо значение (число, дата или текст), либо ссылка на ячейку (ссылка на ячейку, содержащую значение поиска), или значение, возвращаемое некоторой другой функцией Excel. Например:

  • Поиск числа: =ВПР(40; A2:B15; 2) – формула будет искать число 40.
  • Поиск текста: =ВПР(«яблоки»; A2:B15; 2) – формула будет искать текст «яблоки». Обратите внимание, что вы всегда включаете текстовые значения в «двойные кавычки».
  • Поиск значения из другой ячейки: =ВПР(C2; A2:B15; 2) – формула будет искать значение в ячейке C2.
  1. таблица – это два или более столбца данных.

Помните, что функция ВПР всегда ищет искомое значение в первом столбце таблицы. Ваш таблица может содержать различные значения, такие как текст, дата, числа или логические значения. Значения нечувствительны к регистру, что означает, что прописные и строчные буквы считаются идентичными.

Итак, наша формула =ВПР(40; A2:B15; 2) будет искать «40» в ячейках от A2 до A15, потому что A – это первый столбец таблицы A2: B15.

  1. номер_столбца – номер столбца в таблице, из которой должно быть возвращено значение в соответствующей строке.

Самый левый столбец в указанной таблице равен 1, второй столбец – 2, третий – 3 и т. д.

Итак, теперь вы можете прочитать всю формулу =ВПР(40; A2:B15; 2). Формула ищет «40» в ячейках от A2 до A15 и возвращает соответствующее значение из столбца B (потому что B является вторым столбцом в указанной таблице A2:B15).

4. интервальный_просмотр определяет, ищете ли вы точное соответствие (ЛОЖЬ) или приблизительное соответствие (ИСТИНА или опущено). Этот последний параметр является необязательным, но очень важным.

Функция ВПР в Excel примеры

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров использования функции ВПР для реальных данных.

Функция ВПР на разных листах

На практике формулы ВПР редко используются для поиска данных на одном листе. Чаще всего вам придется искать и вытаскивать соответствующие данные с другого листа.

Чтобы использовать функцию ВПР с другого листа Excel, вы должны ввести имя рабочего листа и восклицательный знак в аргументе таблица перед диапазоном ячеек, например, =ВПР(40;Лист2!A2:B15;2). Формула указывает, что диапазон поиска A2:B15 находится в Лист2.

Конечно, вам не нужно вводить имя листа вручную. Просто начните вводить формулу, и когда дело дойдет до аргумента таблица, переключитесь на рабочий лист поиска и выберите диапазон с помощью мыши.

Формула, которую вы видите на изображении ниже, ищет текст в ячейке А2 («Продукт 3») в столбце A (1-й столбец диапазона поиска A2:B9) на листе «Цены»:

=ВПР(A2;Цены!$A$2:$B$8;2;ЛОЖЬ)

Функция ВПР в Excel – Функция ВПР на разных листах

Обратите внимание, что рекомендуется использовать абсолютные ссылки на ячейки (со знаком $) в аргументе таблица. Это предотвратит изменение диапазона поиска при копировании формулы ВПР в другие ячейки.

Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах ВПР

Если вы собираетесь использовать один и тот же диапазон поиска в нескольких формулах ВПР, вы можете создать именованный диапазон для него и ввести имя непосредственно в аргументе таблица вашей формулы ВПР.

Чтобы создать именованный диапазон, просто выберите ячейки и введите любое имя в поле «Имя», слева от панели «Формула».

Функция ВПР в Excel – Присвоение имени диапазону

Теперь вы можете написать следующую формулу ВПР, чтобы получить цену Продукта 1:

=ВПР(«Продукт 1»;Продукты;2)

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем диапазона

Большинство имен диапазонов в Excel применяются ко всей книге, поэтому вам не нужно указывать имя рабочего листа, даже если ваш диапазон поиска находится на другом листе. Такие формулы гораздо более понятны.

Кроме того, использование именованных диапазонов может быть хорошей альтернативой абсолютным ссылкам на ячейки.

Поскольку именованный диапазон не изменяется, когда формула копируется в другие ячейки, и вы можете быть уверены, что ваш диапазон поиска всегда останется верным.

Если вы преобразовали диапазон ячеек в полнофункциональную таблицу Excel (вкладка «Вставка» –> «Таблица»), вы можете выбрать диапазон поиска с помощью мыши, а Microsoft Excel автоматически добавит имена колонок или имя таблицы в формулу:

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем таблицы

Полная формула может выглядеть примерно так:

=ВПР(“Продукт 1”;Таблица6[[Продукт]:[Цена]];2)

или даже =ВПР(“Продукт 1”;Таблица6;2).

Как и именованные диапазоны, имена столбцов являются постоянными, а ссылки на ячейки не изменятся независимо от того, где копируется формула ВПР.

Функция ВПР с несколькими условиями

Рассмотрим пример функции ВПР с несколькими условиями. У нас есть следующие исходные данные:

Функция ВПР в Excel – Таблица исходных данных

Пусть нам необходимо использовать функцию ВПР с несколькими условиями. Например, для поиска цены товара по двумя критериями: названию продукта и его типу.

  1. Для того чтобы использовать функцию ВПР с несколькими условиями необходимо вставить в начало дополнительный столбец, который будет хранить информацию с названием и типом товара.

Итак на листе «Цены» вставляем столбец и в ячейке А2 вводим следующую формулу:

=B2&C2

При помощи этой формулы мы сцепляем значение столбца «Продукт» и «Тип». Заполняем все ячейки.

Теперь таблица для поиска выглядит следующим образом:

Функция ВПР в Excel – Добавление вспомогательного столбца

  1. Теперь в ячейке С2 на листе «Продажи» напишем следующую формулу ВПР:

=ВПР(A2&B2;Цены!$A$1:$D$8;4;ЛОЖЬ)

Заполняем для остальных ячеек и в результате получаем цены для каждого продукта в соответствии с типом:

Функция ВПР в Excel – Пример ВПР с несколькими условиями

Теперь разберем ошибки функции ВПР.

Почему не работает функция ВПР

В этой части статьи мы рассмотрим почему не работает функция ВПР и возможные ошибки функции ВПР.

Тип ошибкиПричинаРешение
#Н/ДНеверное расположение столбца, по которому происходит поискСтолбец таблицы, по которому происходит поиск ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть крайним левым.

  • Перенесите столбец, по которому происходит поиск в крайнее левое положение таблицы.
  • Или создайте вспомогательный дублирующий столбец, слева в таблице.
#Н/ДНе закреплен диапазон таблицыЕсли первое значение было выведено правильно, а после протягивания формулы ВПР в некоторых ячейках встречается ошибка #Н/Д, то диапазон таблицы не закреплен.
#Н/ДНе удалось найти точное совпадение (если в интервальном просмотре выбран поиск точного значения (0) 
#Н/ДВ интервальном просмотре выполняется поиск ближайшего значения (1), а таблица, по которой происходит поиск не отсортирована.Отсортируйте первый столбец таблицы по возрастанию наименований.
#Н/ДДанные содержат лишние пробелы, недопустимые кавычки или непечатаемые символы.Используйте функции ПЕЧСИМВ или СЖПРОБЕЛЫ.
#ССЫЛКА!Значение номер столбца превышает число столбцов в таблицеПроверьте номер столбца, содержащий возвращаемое значение.
#ИМЯ?В формуле пропущены кавычкиЕсли вы используете в качестве искомого значения не ссылку на ячейку, а текст, то его необходимо заключить в кавычки.Например:=ВПР(“Продукт 1”; Цены!$A$2:$B$8;2;0)

Надеюсь, что теперь даже для чайников функция ВПР в Excel будет понятна.

Источник: https://naprimerax.org/funktciia-vpr-v-excel

Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel
8837 10.11.2012 Скачать пример

Кому лень или нет времени читать – смотрим видео. Подробности и нюансы – в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы – таблицу заказов и прайс-лист:

Задача – подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP).

Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово “Яблоки”) в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь – дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя.

Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме “шапки” (G3:H19), выберите в меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы – Вставка функции (Formulas – Insert Function). В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

  • Искомое значение (Lookup Value) – то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае – слово “Яблоки” из ячейки B3.
  • Таблица (Table Array) – таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя “Прайс” данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4, чтобы закрепить ссылку знаками доллара, т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
  • Номер_столбца (Column index number) – порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
  • Интервальный_просмотр (Range Lookup) – в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
      • Если введено значение 0 или ЛОЖЬ (FALSE), то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, “Кокос”), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
      • Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE), то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с “кокосом” функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на “кокос” и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст – например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

  • Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
  • Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
  • Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так: =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  • Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления: =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0) =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(B3;прайс;2;0);0)

=IFERROR(VLOOKUP(B3;прайс;2;0);0)

P.S

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива.

Ссылки по теме 

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/2/106/

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Наверняка многим активным пользователям табличного редактора Excel периодически приходилось сталкиваться с ситуациями, в которых возникала необходимость подставить значения из одной таблицы в другую. Вот представьте, на ваш склад зашёл некий товар.

В нашем распоряжении имеется два файла: один с перечнем наименований полученного товара, второй — прайс-лист этого самого товара. Открыв прайс-лист, мы обнаруживаем, что позиций в нём больше и расположены они не в той последовательности, что в файле с перечнем наименований.

Вряд ли кому-то из нас понравится идея сверить оба файла и перенести цены из одного документа в другой вручную.

Разумеется, в случае, когда речь идёт о 5–10 позициях, механическое внесение данных вполне возможно, но что делать, если число наименований переваливает за 1000? В таком случае справиться с монотонной работой нам поможет Excel и его волшебная функция ВПР (или vlookup, если речь идёт об англоязычной версии программы).

ВПР позволяет работать с большими таблицами, перенося данные из одной в другую

Что такое ВПР и как ею пользоваться?

Итак, в начале нашей работы по преобразованию данных из одной таблицы в другую будет уместным сделать небольшой обзор функции ВПР.

Как вы, наверное, уже успели понять, vlookup позволяет переносить данные из одной таблицы в другую, заполняя тем самым необходимые нам ячейки автоматически.

Для того чтобы функция ВПР работала корректно, обратите внимание на наличие в заголовках вашей таблицы объединённых ячеек. Если таковые имеются, вам необходимо будет их разбить.

Допустим, нам необходимо заполнить «Таблицу заказов» данными из «Прайс листа»

Итак, перед нами стоит задача — перенести цены имеющихся товаров в таблицу с их наименованиями и рассчитать общую стоимость каждого товара. Чтобы это сделать, нам предстоит выполнить следующий алгоритм:

  1. Для начала приведите таблицу Excel в необходимый вам вид. Добавьте к заготовленной матрице данных два столбца с названиями «Цена» и «Стоимость». Выберите для ячеек, находящихся в диапазоне новообразовавшихся столбцов, денежный формат.
  2. Теперь активируйте первую ячейку в блоке «Цена» и вызовите «Мастер функций». Сделать это можно, нажав на кнопку «fx», расположенную перед строкой формул, или зажав комбинацию клавиш «Shift+F3». В открывшемся диалоговом окне отыщите категорию «Ссылки и массивы». Здесь нас не интересует ничего кроме функции ВПР. Выберите её и нажмите «ОК». Кстати, следует сказать, что функция VLOOKUP может быть вызвана через вкладку «Формулы», в выпадающем списке которой также находится категория «Ссылки и массивы».
  3. После активации ВПР перед вами откроется окно с перечнем аргументов выбранной вами функции. В поле «Искомое значение» вам потребуется внести диапазон данных, содержащийся в первом столбце таблицы с перечнем поступивших товаров и их количеством. То есть вам нужно сказать Excel, что именно ему следует найти во второй таблице и перенести в первую.
  4. После того как первый аргумент обозначен, можно переходить ко второму. В нашем случае в роли второго аргумента выступает таблица с прайсом. Установите курсор мыши в поле аргумента и переместитесь в лист с перечнем цен. Вручную выделите диапазон с ячейками, находящимися в области столбцов с наименованиями товарной продукции и их ценой. Укажите Excel, какие именно значения необходимо сопоставить функции VLOOKUP.
  5. Для того чтобы Excel не путался и ссылался на нужные вам данные, важно зафиксировать заданную ему ссылку. Чтобы сделать это, выделите в поле «Таблица» требуемые значения и нажмите клавишу F4. Если всё выполнено верно, на экране должен появиться знак $.
  6. Теперь мы переходим к полю аргумента «Номер страницы» и задаём ему значения «2». В этом блоке находятся все данные, которые требуется отправить в нашу рабочую таблицу, а потому важно присвоить «Интервальному просмотру» ложное значение (устанавливаем позицию «ЛОЖЬ»). Это необходимо для того, чтобы функция ВПР работала только с точными значениями и не округляла их.

Внесите формулу для первого столбца

Теперь, когда все необходимые действия выполнены, нам остаётся лишь подтвердить их нажатием кнопки «ОК». Как только в первой ячейке изменятся данные, нам нужно будет применить функцию ВПР ко всему Excel документу. Для этого достаточно размножить VLOOKUP по всему столбцу «Цена».

Сделать это можно при помощи перетягивания правого нижнего уголка ячейки с изменённым значением до самого низа столбца. Если все получилось, и данные изменились так, как нам было необходимо, мы можем приступить к расчёту общей стоимости наших товаров. Для выполнения этого действия нам необходимо найти произведение двух столбцов — «Количества» и «Цены».

Поскольку в Excel заложены все математические формулы, расчёт можно предоставить «Строке формул», воспользовавшись уже знакомым нам значком «fx».

Важный момент

Казалось бы, всё готово и с нашей задачей VLOOKUP справилась, но не тут-то было.

Дело в том, что в столбце «Цена» по-прежнему остаётся активной функция ВПР, свидетельством этого факта является отображение последней в строке формул.  То есть обе наши таблицы остаются связанными одна с другой.

Такой тандем может привести к тому, что при изменении данных в таблице с прайсом, изменится и информация, содержащаяся в нашем рабочем файле с перечнем товаров.

Подобной ситуации лучше избежать посредством разделения двух таблиц. Чтобы это сделать, нам необходимо выделить ячейки, находящиеся в диапазоне столбца «Цена», и щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши.

В открывшемся окошке выберите и активируйте опцию «Копировать». После этого, не снимая выделения с выбранной области ячеек, вновь нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Специальная вставка».

Активация этой опции приведёт к открытию на вашем экране диалогового окна, в котором вам нужно будет поставить флажок рядом с категорией «Значение». Подтвердите совершённое вами действия, кликнув на кнопку «ОК».

Возвращаемся к нашей строке формул и проверяем наличие в столбце «Цена» активной функции VLOOKUP. Если на месте формулы вы видите просто числовые значения, значит, всё получилось, и функция ВПР отключена.

То есть связь между двумя файлами Excel разорвана, а угроза незапланированного изменения или удаления прикреплённых из таблицы с прайсом данных нет.

Теперь вы можете смело пользоваться табличным документом и не волноваться, что будет, если «Прайс-лист» окажется закрыт или перемещён в другое место.

Потяните маркер в правом нижнем углу ячейки для применения формулы ко всей таблице

Как сравнить две таблицы в Excel?

При помощи функции ВПР вы сможете в считанные секунды сопоставить несколько различных значений, чтобы, к примеру, сравнить, как изменились цены на имеющийся товар.

Чтобы сделать это, нужно прописать VLOOKUP в пустом столбце и сослать функцию на изменившиеся значения, которые находятся в другой таблице. Лучше всего, если столбец «Новая цена» будет расположен сразу за столбцом «Цена».

Такое решение позволит вам сделать изменения прайса более наглядными для сравнения.

Возможность работы с несколькими условиями

Ещё одним несомненным достоинством функции VLOOKUP является его способность работать с несколькими параметрами, присущими вашему товару. Чтобы найти товар по двум или более характеристикам, необходимо:

  1. Создать два (или, при необходимости, более) условий для поиска.
  2. Добавить новый столбец, в который в процессе работы функции добавятся все прочие столбцы, по которым происходит поиск товара.
  3. В полученном столбце, по вышеописанному алгоритму, вводим уже знакомую нам формулу функции VLOOKUP.

В заключение стоит сказать, что поддержание Excel такой функции, как ВПР, значительно упрощает работу с табличной информацией. Не бойтесь использовать VLOOKUP в работе с огромным количеством данных, ведь как бы они не были оформлены, принцип работы функции всегда один и тот же. Всё, что вам необходимо сделать — правильно определить её аргументы.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/funkciya-vpr-vlookup-v-excel.html

Функция ВПР в Excel для чайников — все по делу, без воды!

Спасаемся от рутинной работы посредством функции ВПР в Excel

Komp.Guru > Microsoft > Excel > Функция ВПР в Excel для чайников — все по делу, без воды!

Microsoft Excel — отличный инструмент для работы с данными. Возможности огромны, потенциал, на самом деле, мало изучен, так как правила написания команд вызывают сложности даже у профессионалов. Но если потрудиться, оказывается, что здесь можно делать невероятные вещи. Функция Excel ВПР — один из инструментов для обработки данных, о ней мы сейчас и поговорим.

  • Что такое функция ВПР в Эксель – область применения
  • Функция ВПР в Excel – как пользоваться
  • Необходимо заполнить значения для функции ВПР
  • Впр – инструкция для работы с двумя условиями

Что такое функция ВПР в Эксель – область применения

При обработке нескольких таблиц, часто находящихся в разных книгах, возникает необходимость перенести данные из одной в другую, при этом сделать так, чтобы значения не потеряли смысл, и процесс был автоматизирован. Работать механизм в excel должен просто и быстро.

Например, есть у нас предприятие. Там работает Иван Иванович. На одном листе хранится значение его зарплаты, в другой сумма денег, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты за штраф.

Требуется свести все значения в один документ. Другой пример, есть две таблицы: цен и склада. В одной указана стоимость носовых платков, в другой их количество.

Необходимо количество и цену свести в одном месте.

В случаях, когда работников предприятия всего два-три, или товаров – до десятка, можно сделать все вручную. При должной внимательности работать человек будет без ошибок. Но если значений для обработки, например, тысяча, требуется автоматизация работы. Для этого в Excel существует ВПР (анг. VLOOKUP).

Примеры для наглядности: в таблицах 1,2 – исходные данные, таблице 3 – что должно получиться.

Исходные данные таблица 1

Ф. И. О.Штраф
Петров12 000,00 ₽
Сидоров200,00 ₽
Иванов38 000,00 ₽

Исходные данные таблица 2

Ф. И. О.З.П.
Иванов20 000 ₽
Петров19 000 ₽
Сидоров21 000 ₽

Объединенные данные таблица 3

Ф. И. О.З.П.Штраф
Иванов20 000 ₽38 000 ₽
Петров19 000 ₽12 000 ₽
Сидоров21 000 ₽200 ₽

Функция ВПР в Excel – как пользоваться

Для того чтобы таблица 1 пришла к конечному виду, в ней вписываем заголовок столбца, например «Штраф». На самом деле, это необязательно, можно написать любой текст, или оставить его незаполненным. Работать функция будет также по клику мыши в поле, где должно появиться найденное в другой таблице значение.

Теперь нужно вызвать функцию. Это можно сделать разными способами:

  1. Прописать функцию вручную.
  2. Нажать «Вставить функцию», выбрать «Ссылки и массивы», выбрать ВПР.
  3. Открыть вкладку «Формулы», выбрать «Ссылки и массивы», выбрать ВПР.

Рекомендуется для простоты не набирать весь синтаксис функции вручную, а воспользоваться формой, открывающейся по пунктам п. 2–3. Откроется диалоговое окно для заполнения значений.

Необходимо заполнить значения для функции ВПР

  1. Искомое_значение – это то, что Эксель будет искать в другой таблице. В нашем случае, Иванов, Петров, Сидоров. Кликаем по первой фамилии в списке это ячейка А2. Удерживаем на клавиатуре клавишу Shift, после чего кликаем по последней фамилии в столбце, ячейка А4.

    В итоге получаем выделенный список фамилий с которым ВПР будет работать.

  2. Таблица – место где будет осуществлен поиск. В нашем случае вторая таблица лежит в Лист 2. Переходим на него. Здесь необходимо выделить весь интервал поиска. Кликаем по левой верхней ячейке интервала.

    Удерживаем на клавиатуре Shift и нажимаем левой кнопкой мыши правую нижнюю ячейку. Нажимаем F4. Интервал поиска задан.

  3. Номер_столбца – номер столбца из таблицы, в которой ищутся данные. В нашем случае – 2.
  4. Интервальный_просмотр – это логическое значение.

    В нашем случае необходимо написать «ЛОЖЬ».

  5. Нажать «ОК»
  6. Теперь необходимо скопировать функцию в каждую пустую ячейку.

    Можно, например, сделать с помощью копировать — вставить, а можно нажать на ячейку с результатом работы функции, и в правом нижнем углу кнопкой мыши слева нажать на жирный квадратик, не отпуская левую кнопку потянуть вниз.

Результат налицо – в таблице 3 (смотреть выше).

Впр – инструкция для работы с двумя условиями

В ситуациях, когда необходимо задать критерии поиска не по одному условию, а сразу по нескольким – двум столбцам, функцию ВПР также можно использовать для работы. Для этого исходные данные необходимо доработать.

Пример, необходимо в таблицу 4, вставить цену из таблицы 5.

Характеристики телефонов таблица 4

НазваниеОЗУКамера
ZTE0,55
ZTE15
DNS18
DNS0,58
Alcatel18
Alcatel2562

Характеристики телефонов таблица 5

НазваниеОЗУЦена
ZTE0,51 990 ₽
ZTE13 099 ₽
DNS13 100 ₽
DNS0,52 240 ₽
Alcatel14 500 ₽
Alcatel256450 ₽

Пример выбран на телефонах, но понятно, что данные могут быть совершенно любыми. Как видно из таблиц, марки телефонов не отличаются, а отличаются ОЗУ и Камера. Для создания сводных данных нам нужно выбрать телефоны по марке и ОЗУ. Для работы функции ВПР по нескольким условиям нужно столбцы с условиями объединить.

Добавляем крайний левый столбец. Например, называем его «Объединение». В первую ячейку значений, у нас B 2, пишем конструкцию «= B 2& C 2». Размножаем с помощью мыши. Получается, как в таблице 6.

Характеристики телефонов таблица 6

ОбъединениеНазваниеОЗУЦена
ZTE 0,5ZTE0,51 990 ₽
ZTE 1ZTE13 099 ₽
DNS1DNS13 100 ₽
DNS 0,5DNS0,52 240 ₽
Alcatel 1Alcatel14 500 ₽
Alcatel 256Alcatel256450 ₽

Таблицу 5 обрабатываем точно так же. После чего функцию ВПР применяем для поиска по одному условию. Условием являются данные из объединенных столбцов. Не забывайте, что номер столбца, откуда берутся данные в функции ВПР изменится. После применения функции получится выборка по двум условиям. Можно объединить не соседние столбцы, а столбцы с маркой телефона и камерой.

Смотрите видеоурок как пользоваться функцией ВПР в Эксель для чайников:

Функция ВПР в Экселе не представляет ничего сложного в работе, а открывающиеся возможности для обработки данных огромны.

Источник: https://komp.guru/microsoft/excel/funktsiya-vpr-v-excel-dlya-chajnikov-vse-po-delu-bez-vody.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.