Создание баз данных в Microsoft Access

Содержание

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Создание баз данных в Microsoft Access

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

№ поляНазвание поляТип поляОбъяснение
1ID_ProductЦелый, счетчикУникальный идентификатор поля, первичный ключ
2CodeЦелое числоКод товара
3NameTextНазвание товара
4CountЦелое числоКоличество реализованного товара
5CostЧисло с фиксированной запятой, 2 знака после запятойСтоимость товара

3. В таблице Product создать расчетное поле Sum_Cost, которое определяется как произведение количества реализованного товара на стоимость товара. Формула вычисления расчетного поля Sum_Cost:

Sum_Cost = [Count] * [Cost]

где

  • [Count] – значение поля Count таблицы Product;
  • [Cost] – значение поля Cost таблицы Product.

1. Запустить Microsoft Access 2010. Создать базу данных. Команда «Создать»

После запуска Microsoft Access, система автоматически предлагает создать базу данных, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

  • выбрать базу данных из доступных шаблонов. СУБД Microsoft Access предлагает большой набор образцов шаблонов баз данных, которые можно использовать и изучать. Если создается новая база данных, которая еще не содержит никаких таблиц, то нужно выбрать элемент «Новая база данных»;
  • указать имя файла базы данных. По умолчанию предлагается имя файла Database1 которое можно изменить по собственному усмотрению;
  • указать папку (каталог), в которой будет сохраняться база данных. По умолчанию предлагается папка «C:\Users\user\Documents».

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:\Users\user\Documents» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:\Users\user\Documents»

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

  • режим таблицы. В этом случае поля вводятся в понятном (естественном) виде таблицы слева направо. Таблица отображается в обычном виде;
  • режим конструктора. В этом случае каждому полю таблицы соответствует одна строка, которая соответствующим образом настраивается.

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

В левой части окна Microsoft Access отображено имя таблицы «Таблица1». Это далее можно будет изменить при сохранении таблицы.
В правой части окна Microsoft Access отображено пустое поле ввода. В этом поле можно вводить названия полей таблицы. В нашем случае сюда нужно ввести пять полей (Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost).

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

Как видно из рисунка 3, автоматически создается поле с именем «Код». Это поле будет содержать уникальные числовые значения, предназначенные для избежания случайной повторяемости данных, что есть недопустимым в любой базе данных. Для нашей таблицы этому полю соответствует поле ID_Product.

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

В режиме таблицы можно добавлять и удалять поля таблицы а также вводить значения данных (записей) таблицы. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция по формированию полей таблицы. Формируется 6 полей: ID_Product, Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost. Поле Sum_Cost есть расчетным, оно получается как произведение полей Count и Cost.

3.1. Формирование поля ID_Product

В нашем случае полю ID_Product соответствует поле «Код» на рисунке 3. Поэтому, достаточно просто переименовать поле «Код» на поле ID_Product.

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код») как показано на рисунке 4

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

2. В контекстном меню выбрать команду «Переименовать поле». После этого можно будет изменить название поля.

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter).

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

1. Вызвать команду «Щелкните для добавления».

2. В нисходящем меню выбрать «Число», поскольку тип поля числовой.

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter).

Рис. 8. Установление названия поля Code

3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

  • сделать клик правой кнопкой мышки на элементе «Щелкните для добавления» (рисунок 9) и в контекстном меню выбрать команду «Текст»;
  • в меню «Поля» выбрать кнопку «AB Текст» (рисунок 9).

Рис. 9. Microsoft Access. Способы добавления текстового поля в режиме таблицы

3.3.2. Особенности поля с именем Name. Зарезервированные слова языка SQL

По образцу п. 3.2 нужно сформировать имя поля Name. Имя Name в СУБД MS Access есть зарезервированным, поэтому оно воспринимается системой по особому. При попытке установления имени Name, система выдает предупредительное окно, как показано на рисунке 10.

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

На языке баз данных SQL имена полей или других элементов, которые совпадают с зарезервированными именами, берутся в квадратные скобки, например [Name].

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

3.4. Добавление поля Count

Поле Count есть целочисельным и добавляется точно так же как поле Code. Подробно о добавлении поля Code описывается в п. 3.2. На рисунке 12 изображена таблица после добавления поля Count.

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

3.5. Добавление поля Cost. Добавление полей с фиксированной запятой

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

2. Вместо имени «Поле1» ввести название поля Cost. Зафиксировать имя (клавиша Enter). В результате, окно базы данных будет иметь вид как показано на рисунке 14.

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

3. При выделенном поле Cost (1) установить формат «Фиксированный» (2), как показано на рисунке 15. Таким образом, поле Cost имеет тип данных «Денежный» и формат «Фиксированный».

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

2. В контекстном меню выбрать последовательность команд «Вычисляемое поле» => «Денежная сумма» (рисунок 17). В результате будет выведено окно «Построитель выражений», как показано на рисунке 18.

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

[Count]*[Cost]

как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

После ввода формулы нужно подтвердить команду кликом на OK. В результате окно «Построитель выражений» будет закрыто.

4. На этом шаге нужно изменить название «Поле1» на «Sum_Cost», как показано на рисунке 20. Зафиксировать изменения (клавиша Enter).

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Следует заметить, что невозможно ввести значение в поле ID_Product, так как это поле есть счетчиком. Эти значения формируются СУБД Microsoft Access автоматически. При добавлении новой записи значение поля ID_Product увеличивается на 1. При удалении записи, номер этого поля остается навсегда зарезервированным, уменьшение значения ID_Product на 1 не происходит.

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

5. Сохранение таблицы с данными

После ввода данных, нужно сохранить таблицу. По умолчанию таблица носит имя «Таблица1». Чтобы вызвать окно сохранения таблицы нужно выполнить одну из двух действий:

  • выполнить команду «Сохранить» с меню «Файл»;
  • выбрать символ ‘х’ закрытие окна таблицы (рисунок 22) а затем на запрос сохранения ответить «Да»;
  • выбрать кнопку дискеты для сохранности таблицы как показано на рисунке 22.

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

В результате откроется окно «Сохранение», в котором будет предложено указать имя таблицы. По умолчанию предлагается «Таблица1». В нашем случае нужно задать имя Product как изображено на рисунке 23.

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

После подтверждения на OK таблица будет добавлена к базе данных. На рисунке 24 показан вид окна Microsoft Access с открытой таблицей Product.

Рис. 24. Окно Microsoft Access. Таблица Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Задача решена.

Создание базы данных в среде MS Access. Полные уроки — Гипермаркет знаний

Создание баз данных в Microsoft Access

Гипермаркет знаний>>Информатика>>Информатика 11 класс. Полные уроки>>Информатика: Создание базы данных в среде MS Access.

Тема

  • Создание базы данных в среде MS Access.

Цель

  • Научить создавать базы данных с помощью MS Access и вводить туда информацию с помощью специальных программ.

Ход урока

Создание и редактирование баз данных, в принципе, не есть процессом сложным. Главное – это знать с помощью какого программного обеспечения их создавать.

Немаловажно и свободное ориентирование в предлагаемых программах для работы с БД, знать принцип работы таких приложений и последовательность действий.

Создание базы данных будет происходить с помощью настольной, самой известной и популярной программой Microsoft Access.

Немного о программе Microsoft Access

Microsoft Access – настольная программа реляционного типа, входящяя в состав офисyого пакета Microsoft Office. Ее большим достоинством является простой графический пользовательский интерфейс, позволяющий не только создавать и редактировать свою базу данных, но и разрабатывать разные приложения с помощью встроенных средств.

Access отличается от других СУБД тем, что хранит всю информацию в едином файле (вы знаете, что реляционные системы управления должны распределять их по разным таблицам).

В этом файле размещается не только информация в форме таблиц, но и другие объекты БД. Для исполнения почти всех видов операций и действий Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), делающие много основной работы вместо пользователя при вводе данных и помогают избежать одинаковых действий.

В области обеспечения безопасности данных Microsoft Access отвечает только за модели БД простой и средней сложности. В отношении защиты данных в программа поддерживает вход в базу данных с использованием пароля.

Создание новой базы данных

Для создания новой базы данный, запустите Microsoft Acce и выберите из меню«Файл» команду «Создать» или используйте комбинацию клавиш «Ctrl + N».

После этого Access откроет окно “Создание”, которое содержит множество предварительно заданных шаблонов. В этом окне, Access объединяет в представленном окне важные функции управления новой базой данных.

В правом окне просмотра выглядит первое представление о структуре новой базы данных. Выделив нужный шаблон данных с помощью мыши, нажмите кнопку ОК. Далее нужно указать имя базы данных, после чего нажимаем «Создать».

Щелкнув мышью по кнопке “Создать”, Вы активизируете мастера по созданию баз данных, который поможет при выполнении остальных действий.

Щелкните мышью по кнопке “Далее”. Программа предложит разные имена полей данных, которые узнаются по галочке. Важным моментом является то, что некоторые поля Access задает автоматически – их нельзя игнорировать.

Мастер баз данных предложит выбрать различные опции стиля и оформления. После ввода всех данных мастер нужно щелкнуть кнопке «Готово». Заполнение созданной базы данных. Через несколько секунд Access откроет окно, где можно ввести данные в соответствии с выбранными пунктами. Далее, щелкнув мышью по кнопке «Ввод/Просмотр формы», открывается шаблон ввода данных.

Кроме всего прочего, программ Microsoft Access автоматически считает каждую запись с помощью счетчика. Это нужно для постоянного информирования о текущем числе записей. В поля с именами нужно вносить соответствующие данные.

Переключение между полями возможен при помощи клавиши «Tab», а в предыдущее поле – «Shift + Tab». Закрыв окно пользователь дает программе знать, что ввод данных закончен.

Поиск в базе данных

В открытом окне созданной базы данных, нужно нажать по одному из названий определенного поля данных, чтоб выделить соответствующий столбец. После того, как он станет активным (выделенным), с помощью правой кнопки мышки можно вызвать контекстное меню, предлагающие различные операции, которые можно выполнить над столбцами базы данных.

Кнопка “Изменить фильтр”, размещенная на панели инструментов «Таблица в режиме таблицы», позволяет сформировать запрос, в котором устанавливаются конкретные критерии для выделенных полей данных, то есть происходит подготовка к фильтрации. Access открывает окно «Фильтр», где нужно выбрать названия полей данных, берущих участие в запросе. Нажав на кнопку «Применить фильтр» открывается окно с «отфильтрованными» данными.

Вопросы

1. Подайте краткую характеристику программы Microsoft Access.

2. Как создать новую базу данных.

3. Процесс заполнение базы данных.

4. Каким образом происходит поиск по базе данных?

Список использованных источников


1. Урок на тему: «Создание баз данных в MS Access», Храпко А. И., г. Москва.

2. Кумскова И. Базы данных. – Кнорус, 2010 г.

3. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007 г.

4. Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию. – Финансы и статистика, 2006 г.

Отредактировано и выслано преподавателем Киевского национального университета им. Тараса Шевченко Соловьевым М. С.

Над уроком работали

Соловьев М. С.

Поставить вопрос о современном образовании, выразить идею или решить назревшую проблему Вы можете на Образовательном форуме, где на международном уровне собирается образовательный совет свежей мысли и действия.

Создав блог, Вы не только повысите свой статус, как компетентного преподавателя, но и сделаете весомый вклад в развитие школы будущего.

Гильдия Лидеров Образования открывает двери для специалистов  высшего ранга и приглашает к сотрудничеству в направлении создания лучших в мире школ.

Предмети > Информатика > Информатика 11 класс

Источник: http://edufuture.biz/index.php?title=%D0%A1%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B1%D0%B0%D0%B7%D1%8B_%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85_%D0%B2_%D1%81%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B5_MS_Access._%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%83%D1%80%D0%BE%D0%BA%D0%B8

База данных Microsoft Access

Создание баз данных в Microsoft Access

Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт. Здесь на выбор представлены различные версии разных годов.

Самое оптимальное – выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей.

Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица.

Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу.

Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Это будет интересно:   Полезные функции Microsoft Word 2007

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

    1. Таблица майкрософтаксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации – Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
  1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
  2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
  3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране – пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”.

Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла.

В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Создание запросов и их виды

Запрос – функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

  • Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
  • Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

Способов для использования запросов – тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это – один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять.

В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы.

Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Отчеты Microsoft Access

Отчеты – многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

  • Отчет – аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
  • Пустой отчет – чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
  • Мастер отчетов – удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

Это будет интересно:   Работа с формулами в Excel

Источник: https://pclegko.ru/microsoft-office/microsoft-access.html

Пример создания базы данных в Access

Создание баз данных в Microsoft Access

Рассмотрим основное отношение, соответствующее теме «Деятельность музея»:Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника, Наименование зала, Код ответственного, Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность, Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия. Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми и имеет составной ключ: Код экспоната, Код зала, Код сотрудника, Код экскурсии.

      Скачать базу данных в Access

Приведение отношения к третьей нормальной форме

Некоторые атрибуты зависят только от части составного ключа.

Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения на следующие отношения:1) Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника 2) Код зала, Наименование зала, Код ответственного 3) Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность 4) Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия, Код ответственного, Стоимость.

Отношения 1,2,3 и 4 находятся в третьей нормальной форме, поскольку они находятся во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Итак, спроектировали 4 таблицы.

Определение ключей и создание связей схемы связей

Определим первичные и внешние ключи в таблицах и необходимые связи между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.В 1-ой таблице первичный ключ – Код экспоната. Атрибут Код зала является внешним ключом к таблице 2. Во 2-ой таблице первичный ключ- Код зала.

Атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3. В 3-ей таблице первичный ключ- Код сотрудника. В 4-ой таблице первичный ключ – Код экскурсии, атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3.

Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003.

Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных и укажем диск, каталог и имя «Деятельность музея».

 
Создадим таблицы, для этого выберем объект Таблицы и кнопку Создать. В режиме Конструктор создадим таблицы со следующей структурой:

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

С помощью SQL-запроса изменим структуру таблицы Залы. Добавим атрибут Площадь, тип данных – числовой.
ALTER TABLE Залы ADD COLUMN Площадь FLOAT;

Внесение данных в таблицы

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы:

Изменение данных с помощью SQL запросов в MS Access

Запрос на добавление данных в таблицу Залы:INSERT INTO Залы ( [Код зала], Наименование, [Код ответственного], Площадь )

VALUES (6, “Серебряный”, 1, 145);

Запрос на удаление данных из таблицы Сотрудники Удалим записи с фамилией сотрудника, содержащей « Мечникова»: 

DELETE ФИОFROM Сотрудники

WHERE ФИО “Мечникова”;

Запрос на обновление данных. В таблице Издания увеличим стоимость объявлений изданий с кодами 1711 и 1712.

UPDATE Сотрудники SET Оклад = Оклад*1.2
WHERE (Сотрудники.Должность “*контроллер”);

Запрос на создание таблицы Расписание:

SELECT Экскурсии.[Время проведения], Экскурсии.График, Сотрудники.ФИО INTO Расписание
FROM Сотрудники INNER JOIN Экскурсии ON Сотрудники.[Код сотрудника] = Экскурсии.[Код ответственного];

Получим:

Расписание
Время проведенияГрафикФИО
10:00:00субботаЛисина Л.Б.
11:30:00ежедневноЛисина Л.Б.
15:15:00по четнымКоваленко Т.Ю.
12:00:00выходныеКоваленко Т.Ю.
15:00:00по нечетнымЛисина Л.Б.
11:00:00ежедневноБыков А.М..
17:00:00с 1-3 каж. мес.Быков А.М..
14:00:00средаБыков А.М..
12:45:00средаЛисина Л.Б.
16:00:00вторникБыков А.М..

SQL запросы в Access для выборки данных

Напишем запросы SQL для выборки данных.SELECT Сотрудники.ФИО, Залы.Наименование, Залы.ПлощадьFROM Сотрудники INNER JOIN Залы ON Сотрудники.[Код сотрудника] = Залы.[Код ответственного];

Получим:

Запрос4
ФИОНаименованиеПлощадь
Мухина Д.Н.Главный185
Мухина Д.Н.Современный80
Бондаренко А.С.Серебряный145
Бондаренко А.С.Золотой68
Астахов Е.А.Бронзовый84
Лучко К.С.Рубиновый112

Выберем экскурсии, стоимость которых больше 100р и отсортируем по возрастанию цены: SELECT [Код экскурсии], [Время проведения], График, [Срок действия], СтоимостьFROM ЭкскурсииWHERE (Стоимость>100)

ORDER BY Стоимость;

Получим:

Запрос5
Код экскурсииВремя проведенияГрафикСрок действияСтоимость
1016:00:00вторник01.08.2010120,00р.
412:00:00выходные

Источник: http://Help-Informatika.ru/primery-reshenij/bazy-dannykh-access/19-baz

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

Создание баз данных в Microsoft Access

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL.

Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных.

Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
    Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
  1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

https://www.youtube.com/watch?v=sN-b0PxCjZ4

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса.

В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет.

Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели (КодПреподавателя INT PRIMARY KEY, Фамилия CHAR(20), Имя CHAR (15), Отчество CHAR (15), Пол CHAR (1), Дата_рождения DATE,

Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа: INSERT INTO Преподаватели

    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);

  • для редактирования записи: UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления: DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

    Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

  4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

    Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

  8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Понравилась публикация? Оцените её! (6 4,83 из 5)
Для того чтобы оценить запись, вы должны быть зарегистрированным пользователем сайта. Загрузка…

Подписывайтесь на нашу Email-рассылку. Спамить не будем, обещаем!)

Источник: https://geekon.media/sozdanie-bazy-dannyx-v-ms-access-2007/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.