Создание автоматического ответа в Outlook

Содержание

Как сделать автоответ в Outlook 2010: как настроить его или отключить в версиях 2013, 2016, 2007, инструкция со скриншотами

Создание автоматического ответа в Outlook

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

  2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

    Прописываем текст сообщения

  3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

  4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

  5. Используйте кнопку «Сохранить».

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

  6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

  7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

    Нажимаем кнопку «Новое»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

  10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

  2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

    Пишем текст

  3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

  4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

  5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

    Разворачиваем меню «Сервис»

  6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

  7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

  10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

С аккаунтом Exchange

  1. Разверните вкладку «Файл».

    Выбираем раздел «Файл»

  2. Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

  3. В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.

    Снимаем галочку

Без аккаунта Exchange

  1. Откройте меню «Файл».

    Раскрываем меню «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем подраздел «Сведения»

  3. Кликнете по кнопке «Автоответы».

    Используем кнопку «Автоответы»

  4. Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.

    Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

  • Денис Долгополов
  • Распечатать

Источник: https://kompkimi.ru/intrenetseti/kak-sdelat-avtootvet-v-outlook-2010

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Создание автоматического ответа в Outlook

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail”Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail”Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день!Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «» – «Создать сообщение».

2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы.

Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска.

Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими рукамиОрганайзер в Outlook 2016 своими рукамиOutlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки.Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков.

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью.

Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Источник: https://pcgramota.ru/kak-sozdat-avtootvetchik-v-outlook-na-vremya-otpuska/

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем.Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её.Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
    При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры.Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться.Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться.Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.«Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры.Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям.Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой.

Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь.

Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

  • toryeva777
  • Распечатать

Источник: https://skesov.ru/kak-sdelat-avtootvet-v-outlook-2010/

Автоответ в Outlook: как настроить на время отпуска: пример

Создание автоматического ответа в Outlook

Ведение деловой переписки в компании любого размера предполагает контроль за своевременной обработкой входящей корреспонденции. Автоответ в Outlook — это отличное организационное решение. Эта опция позволяет информировать клиентов о продолжительности отсутствия специалиста, с которым они работали и одновременно перенаправить их к замещающему сотруднику.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл”.
  • Нажмите на кнопку “Автоответы”.
  • Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы”.
  • Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода”, а затем выставьте нужные даты.
  • Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:”, под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.
  • Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

  1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис”.
  2. Нажимаем на “Заместитель”.
  3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Обратите внимание: если активна функция “За пределами организации”, автоответчик в Outlook 2016 (и др. версиях) по умолчанию срабатывает на всю входящую корреспонденцию. Чтобы ограничить аудиторию, можно поставить отметку на “Только моим контактам”.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

  • Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
  • Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
  • В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
  • Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

  1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее”.
  2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
  3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия”, раздел “Что следует делать с сообщением”. Выберите “Ответить, используя указанный шаблон”.
  4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон”.
  5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “Шаблоны в файловой системе”.
  6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
  7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

Важно! Правило работает только в случае, когда приложение Outlook запущено на вашем компьютере или смартфоне — т. е. ваша учетная запись должна быть онлайн.

В web-версии outlook

Сначала нужно пройти авторизацию (со своей обычной учетной записью Microsoft) по ссылке https://outlook.live.com/mail/#/inbox. Далее, как включить автоответ в Outlook 2010 и других версиях:

  1. В правом верхнем углу панели инструментов нажать на “Параметры” (кнопка “Шестеренка”).
  2. Нажать на “Посмотреть все параметры Outlook” (внизу открывшегося меню).
  3. Перейти на вкладку “Почта” и нажать на “Автоматические ответы”.
  4. Ползунок рядом со строкой “Включить автоматические ответы” сдвигаем вправо.
  5. Выполните необходимые настройки (описание в таблице ниже).
  6. Впишите в специальное поле текст для автоматического ответа.
  7. Нажмите на “Сохранить”.

Как настроить автоответ в Outlook, пояснения для Web-версии:

Название кнопкиДля чего она нужна / что будет, если нажать
Отправлять ответы в определенные период времени.Можно задать временной промежуток, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Начало — любая дата, начиная с сегодняшней, окончание — любая, без ограничений.
Отключить календарь на этот период.Вам не будут приходить оповещения из встроенного в Outlook календаря.
Автоматически отклонять новые приглашения на события, приходящие в этот период.Отправители приглашений будут получать соответствующее оповещение.
Отклонить и отменить мои собрания в этот периодУчастники получат соответствующее оповещение.
Отправлять ответы только контактамАвтоматические ответы будут получать только люди из вашего списка контактов в Outlook.*

*В web-версии outlook нет кнопок “В пределах организации” и “За пределами организации”. Если не выставить отметку на “Отправлять ответы только контактам”, автоответчик будет срабатывать на все входящие сообщения, включая рекламу, спам и информационные бюллетени.

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

  • Приветствие
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте  + даты в формате “с … по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта: Ioanovaanna@computer.ru.

⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ
Почта:Groznuy@computer.ru”.

⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”

⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”
Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

Источник: https://o-viber.ru/avtootvet-v-outlook-kak-nastroit.html

Настройка сообщения из офиса в Outlook (автоматический ответ)

Создание автоматического ответа в Outlook

Отгулы – обычная практика для многих предприятий. Согласно статистическим данным Центра экономических и политических исследований, средний работник США берёт их на десять дней в год.

В других странах этот показатель намного выше.

В статье USA Today говорится, что среднее количество выходных дней во многих европейских странах составляет 30 дней или более – в Австрии и Португалии их 35.

Всем нравится отдыхать! А почему бы и нет? Личное время можно использовать для чего угодно: от отпуска до посещения врача и прочего. Но на случай вашего отсутствия важно создать автоматическое сообщение электронной почты из офиса. Сообщение даст клиентам и коллегам знать, что вы недоступны и сообщит о действиях до вашего возвращения.

Из этого краткого урока с видео вы узнаете, как настроить сообщение из офиса в Microsoft Outlook с помощью Outlook Rules Wizard. Мы предоставим пошаговые инструкции по настройке автоматического ответа в Outlook на практике.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем продолжать изучение Microsoft Outlook, прочтите бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она полна примерами организации входящих сообщений и подсказками по управлению всеми входящими сообщениями.

Как настроить сообщение из офиса в Outlook (с видео)

В иллюстрации выше показано, как быстро настроить автоматический ответ в Outlook. Или, читайте инструкции, которые помогут вам настроить сообщение в Outlook, советы из практики и многое другое:

Настройка автоответчика сообщений в MS Outlook

Если у вас нет учётной записи Microsoft Exchange, вам необходимо настроить передачу сообщений Outlook. Подробности о правилах MS Outlook в этом учебнике:

  • Microsoft OutlookHow to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort EmailsLaura Spencer

1. Создайте шаблон сообщения

Первым шагом в настройке ответа Outlook будет создание текста вашего сообщения из офиса и сохранение его в качестве шаблона. Запустите Outlook:

Ваш первый шаг в создании удаленного сообщения – открыть новое сообщение электронной почты.

Нажмите значок New Email в верхнем левом углу. Появится окно New Message:

Введите сообщение Outlook в письме, которое вы только что открыли.

Примечание. В этом сообщении используется 1000 Email Signatures template из Envato Elements. Вы также можете загрузить и настроить свою собственную электронную подпись от GraphicRIver.

Если вы используете изображения или любой другой тип вложений, убедитесь, что ваш формат сообщения установлен в HTML. Подробнее о шаблонах подписи электронной почты в этом пособии:

  • Microsoft OutlookHow to Add a Professional Outlook Email Signature QuicklyLaura Spencer

Введите строку Subject и текст сообщения. Вам не нужно заполнять поле To, потому что ответ будет автоматически отправлен адресату.

Например:

Сохраните сообщение Outlook в ожидании.

Составив черновик сообщения, нужно сохранить его в качестве шаблона. Выберите File > Save as. Появится приглашение Windows Explorer, чтобы сохранить сообщение.

Выберите место на компьютере, чтобы сохранить сообщение, введите имя файла и сохраните файл в формате шаблона Outlook:

Сохраните сообщение в виде шаблона.

2. Создайте правило и подключите

Следующим шагом в создании автоматического сообщения из офиса будет создание правила для отправки. Нажмите File в папке «Входящие» Outlook, чтобы перейти на экран Account Information:

Вы можете получить доступ к Правилам Outlook на экране Account Information.

Нажмите Manage Rules & Alerts. Убедитесь, что выбрана вкладка Email Rules. Появится окно Rules and Alerts. Вы увидите список правил электронной почты:

В окне Rules and Alerts можно создать новое правило или изменить существующее.

Нажмите значок New Rule над списком правил, чтобы отобразить Rules Wizard:

Запустите свое сообщение с пустым правилом, которое будет применяться к входящим сообщениям.В разделе Start from a blank rule выберите Apply rule on messages I receive. Нажмите кнопку Next. На экране Rules Wizard отображается:
На этом экране назначьте тех, кто получит адрес электронной почты вашего офиса.

Примечание. Некоторые эксперты по безопасности теперь рекомендуют ограничить количество адресатов, а не отправлять его всем подряд.

Чтобы определить, кто получает ответ от офиса, установите флажок на to from people or public group в разделе Step 1.

Нажмите ссылку в разделе Step 2, чтобы открыть свою адресную книгу и выберите получателей, а затем нажмите кнопку From  Скорее всего, это будут адреса сотрудников, с которыми вы часто общаетесь, а также электронные письма важных клиентов. Когда вы выбрали, кто получит ответ, нажмите OK, а затем Next в Rules Wizard.

Если вы не хотите делать ограничений, нажмите Next, не делая никаких выборов на экране Rules Wizard. Ваш ответ будет отправлен на все входящие сообщения.

Может появиться третий экран Rules Wizard:

Выберите шаблон сообщения, который вы создали ранее.

Выберите reply using a specific template опцию в Step 1. Под Step 2 нажмите строку reply using a specific template. Появится окно Select a Reply Template:

Выберите шаблон автоматического ответа.

Выберите шаблон, который вы создали ранее и нажмите Open. (Если вы не сохранили шаблон, вам может понадобиться Browse, чтобы найти его.)

Нажмите Next, чтобы перейти к следующему Rules Wizard, который запрашивает об исключениях. Мы не хотим делать исключения. Нажмите Next и вам будет предложено указать правило:

Используйте Rules Wizard, чтобы указать правило и включить его.

Введите имя правила. Убедитесь, что флажок Turn on this rule установлен.

Кликните Finish button в Rules Wizard. Затем нажмите кнопку Apply в окне Rules and Alerts и кликните OK.

Вы только что создали автоответчик в MS Outlook!

3. Проверьте отправку Outlook Away

Теперь, когда вы создали своё служебное сообщение, неплохо проверить его работу до того, как вы покинете свой офис.

Вы можете протестировать работу автоответчика, отправив сообщение из другого своего почтового ящика – если вы включили его адрес в правило, кто должен получать сообщение автоответчика. Или можете отправить от имени друга, чей адрес электронной почты внесён в список.

После короткого ожидания (некоторые системы электронной почты получают входящие сообщения пачками), проверьте электронную почту. Если вы правильно выполнили шаги, этот адрес электронной почты получит письмо автоответчика.

4. Отключите Outlook Away

Когда вы вернётесь в офис, отключите автоответчик. Выберите File, чтобы перейти на вкладку Account information.

Откройте окно Rules and Alerts, чтобы отключить автоответчик.

Нажмите значок Manage Rules & Alerts. Появится окно Rules and Alerts:

Установите флажок, чтобы отключить  Office Reply.Удалите чек из  Office Reply (или того, что вы назвали своим правилом). Нажмите кнопку Apply и нажмите OK. Ваш ответ отключен.

Чтобы включить его, вернитесь в окно Rules and Alerts. Установите флажок рядом с вашим правилом, затем нажмите Apply и OK.

Рекомендация по настройке сообщения MS Outlook  

Поскольку ваше сообщение Outlook будет получено вашими посетителями и клиентами, а также вашими коллегами,оно должно выглядеть профессионально. Ниже приведены некоторые рекомендации для сообщений Outlook:

1. Аккуратней с шуточками

Если вы точно знаете своих адресатов, вы, вероятно, понимаете их чувство юмора. Вы можете вставить шутку в свое сообщение из офиса, но будьте аккуратны. То, что вы считаете смешным, может показаться неуместным для других. Если вы не знаете, кто получит ваше сообщение, вероятно, лучше воздержаться.

В CollectiveHub есть список of funny office email messages. Решайте сами, какие из них вам подходят.

2. Отформатируйте сообщение автоответчика

Ваше сообщение из офиса относится к рабочей переписке. Оно может быть кратким, но должно содержать:

  • Сюжетная линия. Не обязательно подробная, но присутствовать должна.
  • Приветствие. Если не можете приветствовать получателя по имени, включите общее приветствие, “Hello.”
  • Вступление. Письмо, вероятно, будет коротким. Скорее всего, в один абзац. Поэтому можно обойтись без вступления.  
  • Основной текст. В общем, текст должен быть специальным. Мы уже обсуждали внимательность в использовании юмора.
  • Заключение. Сообщить получателю, что делать, если нужна срочная помощь.
  • Подпись. Рабочие письма всегда содержат подпись, чтобы ваш получатель знал, кто вы.
  • Изображение к подписи (необязательно). Изображение к подписи иметь не обязательно, но можно. Вы можете выбрать себе signature template.

Для получения дополнительной информации об оформлении электронной почты для бизнеса, смотрите этот учебник:

  • EmailHow to Master Proper Business Email Format – and Avoid Professional DisasterLaura Spencer

3. Включите немного подробностей

Обычно в сообщении автоответчика содержится информация о времени отсутствия отправителя. Можно назвать коллегу, который мог бы помочь во время вашего отсутствия. Некоторые авторы сообщений даже включали подробности о том, куда они направлялись.

К сожалению, времена изменились.

Многие эксперты теперь считают, что такие подробности рискованны, особенно если ответ отправляется всем, кто вам пишет, а в их число могут входить спамеры и даже преступники.

Безопаснее давать общую информацию в ответах, которые автоматически отправляются всем. Или назначать контроль над тем, кто получает ваше письмо, как это было в примере, который я создал.

4. Включить подпись

Если вы знаете, кто получит ваш ответ, то должны обращаться к нему так же, как и в обычном рабочем письме. Это означает, что там должна быть ваша подпись. (Если вы не знаете, кто получит сообщение, то полная подпись может иметь слишком много деталей.)

Если у вас есть шаблон подписи, его использование будет важной частью вашего бренда. Особенно, если вы  владелец малого бизнеса или фрилансер.

5. Не проверяйте почту без нужды

В отпуске у вас может возникнуть желание проверять электронную почту. Сотовые телефоны и смартфоны делают это запросто.

Не поддавайтесь искушению. Если по работе это не требуется, пусть ваш отдых остаётся отдыхом. Вы скоро вернётесь на работу. Наслаждайтесь отпуском. Когда вернётесь, вы будете чувствовать себя намного более отдохнувшими.

Подробнее об эффективном использовании Outlook

Создание автоматического ответа в Outlook – лишь одна из вещей, которые вы можете сделать. Чтобы узнать больше о Microsoft Outlook, изучите эти пособия:

  • Microsoft OutlookHow to Compose & Send New Emails With Microsoft OutlookLaura Spencer
  • Microsoft OutlookHow to Organize Your Outlook Email Inbox EfficientlyLaura Spencer
  • Microsoft OutlookMS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It RightLaura Spencer

Кроме того, у нас есть отличный ресурс по организации контроля над электронной почтой. Называется: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery и это бесплатно по подписке на рассылку Tuts + Business.

Готовьтесь к отпуску. Создайте свой автоответчик сегодня же!

Вы узнали, как настроить автоматический ответ из офиса в Outlook. Почему бы теперь же его и не создать? А если у вас ещё нет изображения к подписи для электронной почты, вы можете загрузить его из Envato Elements или GraphicRiver.

Источник: https://business.tutsplus.com/ru/tutorials/out-of-office-message-in-outlook--cms-31904

Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

Создание автоматического ответа в Outlook

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Почта: petrova@computernores.ru

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу  отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

Приветствую!

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

Почта: kozlov@computernotes.ru

Сайт: computernotes.ru

Телефон: +7 (123) 456-78-90

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

создания автоответов в Outlook

Источник: https://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.