Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Содержание

Как документ Word перевести в Excel

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Для облегчения работы и автоматизации подсчетов пользователи часто конвертируют файлы из одного…

Для облегчения работы и автоматизации подсчетов пользователи часто конвертируют файлы из одного формата в другой. Для получения наилучшего результата нужно знать, как документ Ворд перевести в Эксель.

Чтобы сделать процесс быстрым и надежным, применяют следующие методы:

  • копирование информации;
  • продвинутое копирование информации;
  • изменение при помощи сторонних утилит;
  • конвертация посредством web-ресурсов.

Преобразование списка

Ответ на вопрос о том, как перевести документ из Excel в Word, подразумевает подготовку файла к переносу из одного приложение в другое. Для перемещения большого количества информации требуется предварительное редактирование во избежание ручного преобразования таблицы в MS Excel.

Чтобы облегчить процесс переноса, необходимо:

  • установить для текста одинаковое форматирование;
  • исправить знаки пунктуации.

Копирование информации

Каждый пользователь справится с копированием информации из Word в Excel. Ситуация осложняется тем, что вставляемый текст будет выглядеть не всегда красиво. После вставки пользователю необходимо отформатировать его в табличном процессоре для его структурированного расположения на листе.

Для копирования и последующей вставки текста в Excel необходимо выполнить действия в следующем порядке:

  1. Выделить текст в MS Word.
  2. Скопировать выделенное любым способом: нажать сочетание клавиш «CTRL+C»; правой кнопкой мыши – «Копировать»; активировать пиктограмму «Копировать» в блоке «Буфер обмена».
  3. Открыть MS Excel.
  4. Сделать активной ячейку, в которой расположится текст.
  5. Вставить текст любым способом: «CTRL+V»; правой кнопкой мышки – «Вставить»; активировать пиктограмму «Вставить» в блоке «Буфер обмена».
  6. Раскрыть пиктограмму, которая появляется после вставки текста, и выбрать пункт «Сохранить исходное форматирование».
  7. Для придания тексту структурированного вида увеличить ширину столбца и произвести форматирование клетки посредством инструментария в блоке «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «».

Продвинутое копирование информации

Наш сайт предлагает воспользоваться советами профессионалов при дублировании сведений из одного приложения в другое.

Импорт данных

MS Excel позволяет работать с файлами иного расширения, а именно импортировать их. Поэтому важно понимать, как перевести документ из Ворда в Эксель. Для импорта таблицы, созданной в MS Word, необходимо выполнить этот алгоритм действий.

  • Открыть файл в MS Word.
  • Выделить таблицу.
  • Перейти на вкладку «Макет».
  • Раскрыть блок «Данные» и выбрать пиктограмму «Преобразовать в текст».
  • В окне «Преобразование в текст» установить переключатель на пункт «Знак табуляции».
  • Подтвердить действие через нажатие на «Ок».
  • Перейти на вкладку «Файл».
  • Выбрать пункт «Сохранить как» – «Документ Word».
  • Указать место сохранения преобразованной таблицы и имя файла.
  • В поле «Тип файла» указать опцию «Обычный текст».
  • Подтвердить действие через «Сохранить».
  • В окне преобразования файла не нужно изменять настройки, только запомнить кодировку, в которой текст сохраняется.
  • Нажать «Ок».
  • Запустить MS Excel.
  • Активировать вкладку «Данные».
  • В блоке «Получить внешние данные» кликнуть на пиктограмму «Из текста».
  • В открывшемся окне пройти по пути сохранения файла, выделить его и нажать «Импорт».
  • В окне «Мастер текстов» на первом шаге установить переключатели «С разделителями» и указать кодировку файла, в которой он сохранен.
  • Кликнуть «Далее».
  • В блоке «Символом-разделителем является» установить переключатель на опцию «Знак табуляции».
  • Нажать «Далее».
  • Указать формат информации в каждом столбце. Для этого конкретный столбец выделяется в блоке «Образец разбора данных», и выбирается необходимый формат из представленных четырех.
  • Нажать «Готово», когда форматирование окончено.
  • При открытии окна «Импорт данных» необходимо указать ячейку, с которой начинает формироваться таблица при вставке (левую верхнюю ячейку будущей таблицы): указать ячейку можно вручную или нажать на пиктограмму, скрывающую окно и отображающую лист, где следует активировать нужную клетку.
  • После возврата в «Импорт данных» нажать «Ок».
  • Таблица импортирована из текстового процессора в табличный.
  • По окончанию процедуры импорта пользователь форматирует таблицу по усмотрению.

Продвинутое копирование данных

Представленный метод аналогичен алгоритму «Импорт данных». Разница заключается в проведении подготовительных работ. Как перевести с Ворда в Эксель, чтобы сохранить максимально аккуратный вид копируемой информации? Чтобы подготовить текст, таблицы и списки к копированию, необходимо автоматизированно удалить лишние абзацы:

  • нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и заменить»;
  • в поле «Найти» указать строчку «pp». Записать без кавычек. Если список задан в одну строку, то в вышеозначенном поле прописывается «p»;
  • в поле «Заменить на» указать знак разделения – символ, который ранее не использовался в тексте, например, «/».
  • кликнуть на «Заменить все».

Примечание. Текст объединяется. Пункты списка и абзацы разделяются указанным символом.

Далее пользователь возвращает список в презентабельный вид. Чтобы добиться поставленной цели, следует:

  • нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и заменить»;
  • в поле «Найти» указать выбранный символ разделения, например «/» (записать без кавычек);
  • в поле «Заменить на» указать строку «p»;
  • подтвердить замену посредством нажатия на «Заменить все».

После подготовительного этапа необходимо следовать алгоритму «Импорт данных».

Преобразование таблицы

Важно знать, как перевести документ Excel в документ Word, в частности дублировать таблицу из текстового процессора в табличный. Перемещение таблицы из одного приложения в другое осуществляется по алгоритму:

  • копирование объекта;
  • редактирование таблицы.

Копирование

Копируем таблицу из Word в Excel.

  • Навести курсор в верхний левый угол таблицы в MS Word. Курсор примет вид плюса со стрелочками на конце.
  • Нажать на «Плюс» таблицы. Все элементы выделены.
  • Скопировать объект удобным способом.
  • Открыть MS Excel.
  • Кликнуть на ячейку, которая будет находиться в левом верхнем углу таблицы.
  • Вставить объект.
  • Выбрать режим вставки:
  • сохранить форматы оригинала (общее форматирование объекта сохраняется) – следует подобрать ширину столбцов для размещения видимого текста;
  • использовать форматы конечных ячеек (применяется форматирование, присущее всему листу в книге) – пользователь устанавливает форматы по усмотрению.

Редактирование

При вставке объекта из MS Word в MS Excel возникают ситуации, когда у таблицы непрезентабельный вид.

Для расположения информации в отдельных столбцах следует:

  • скопировать и вставить объект в табличный процессор;
  • выделить столбец, который требует преобразования;
  • перейти на вкладку «Данные»;
  • кликнуть на пиктограмму «Текст по столбцам».
  • при открытии «Мастера текстов» установить опцию «С разделителями» и нажать на «Далее».
  • в блоке «Символы-разделители» выбрать подходящий разделитель и установить переключатель;
  • выбрать формат данных для каждого столбца на шаге 3 «Мастера текстов»;
  • после указания опций нажать на «Готово».

Конвертация таблицы с помощью приложений

Конвертировать табличную информацию возможно двумя способами:

  1. посредством приложений;
  2. посредством web-ресурсов.

Для конвертации таблицы из Word в Excel следует найти специализированное приложение. Хорошие отзывы получила утилита Abex Excel to Word Converter. Чтобы воспользоваться программным продуктом, необходимо:

  • открыть утилиту;
  • кликнуть на пиктограмму «Add Files»;
  • указать путь к сохраненному файлу;
  • подтвердить действие через нажатие на «Открыть»;
  • в раскрывающемся списке «Select output format» выбрать расширение для конечного файла;
  • в области «Output setting» указать путь, куда сохранится конвертированный файл MS Excel;
  • для начала конвертирования нажать на пиктограмму «Convert»;
  • после окончания конвертации открыть файл и работать с электронной таблицей.

Конвертирование посредством онлайн-ресурсов

Чтобы не устанавливать на компьютер стороннее ПО, пользователь вправе применить возможности web-ресурсов. Специализированные сайты оснащены функционалом для конвертации файлов из Word в Excel. Чтобы воспользоваться подобным инструментарием, следует:

  • ввести в поисковую строку запрос о конвертации файлов;
  • выбрать понравившийся web-ресурс.

Пользователи оценили качество и быстродействие конвертации на сайте Convertio. Перевод файла из Word в Excel представляет собой следующий алгоритм действий.

  • Перейти на web-ресурс.
  • Указать файл, требующий конвертации, одним из способов: нажать на кнопку «С компьютера»; перетянуть файл из папки, зажав левую клавишу мыши; активировать сервис «Dropbox» и загрузить файл; загрузить файл из Google Drive; указать ссылку для предварительного скачивания файла.
  • После загрузки файла на web-ресурс указать расширение при активации кнопки «Подготовлено» – «Документ» (.xls, .xlsx).
  • Кликнуть кнопку «Преобразовать».
  • После завершения конвертирования нажать на «Скачать».
  • Файл скачан на устройство и готов к обработке.

Перевод файла Word в Excel происходит просто и быстро. Однако ручное копирование сохраняет исходное форматирование, при таком способе пользователю не нужно тратить время на приведение файла в нужный вид.

Оцените материал

Источник: https://FreeSoft.ru/blog/kak-perevesti-dokument-iz-word-v-excel

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Любой пользователь офисного пакет от Microsoft знает, что базовые программы Word и Excel различаются достаточно сильно и напрямую открывать документы, созданные в одной программе, с использованием другой не возможно, поскольку «Ворд» больше является тестовым редактором, хотя и может работать с другими типами данных, а «Эксель» призван работать с таблицами и вычислениями. Тем не менее вопрос того, как преобразовать документ «Ворд» в «Эксель» или наоборот, решается за счет применения специальных функций импорта данных. Рассмотрим оба варианта. Имея алгоритм действий, эту задачу решить нетрудно.

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы

Поскольку программы между собой различаются достаточно ощутимо, перед пользователем часто встает проблема преобразования данных. Даже при использовании простейших методов, как считается, оба документа должны иметь одинаковое форматирование, ибо структура импортируемого материала может быть нарушена при вставке.

Но у этих приложений есть и общие точки соприкосновения – таблицы. С ними дело обстоит достаточно просто. Если импортировать данные из Word, это выглядит не таким как сложным, как обратное преобразование, поэтому сама изначальная проблема того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд» с полным сохранением структуры данных, для многих начинающих пользователей зачастую является неразрешимой.

Для начала рассмотрим самый простой вариант, который интернет-сообщество называет «копипастом» (объединение английских терминов copy и paste, а проще говоря, – «копировать» – «вставить»).

Конечно, вопрос того, как преобразовать файл «Ворд» в «Эксель», может быть решен таким примитивным способом. Однако тут нужно четко понимать, что в таком варианте происходит всего лишь копирование текстовых данных, которые из Word можно вставить только в одну ячейку Excel. Если требуется помещать текст в разные ячейки, придется копировать текст фрагментами.

Данные Excel в Word таким методом вставить тоже можно, однако представлены они будут в виде таблицы, причем не всегда данные листа Excel могут поместиться на страницу Word. Поэтому эта методика оказывается часто неприемлимой.

Работаем с таблицами

Как таблицу «Ворд» преобразовать в «Эксель»? Здесь есть несколько вариантов действий. Из тестового редактора Word экспорт данных в Excel производится намного проще, нежели наоборот.

В самом простом случае нужно просто выделить таблицу Word, скопировать данные в буфер обмена и вставить в Excel. Вся информация будет автоматически распределена по ячейкам, как в предыдущей структуре. Но тут пользователя поджидает неприятный сюрприз. Например, есть две ячейки с разными данными, которым должно соответствовать общее описание.

В таблице Word, чтобы не вводить значение дважды, ячейки объединяются. А вот при вставке в Excel они будет автоматически разбиты, так что описание будет соответствовать только одному начальному значению. Чтобы этого не произошло, в параметрах вставки в Excel нужно использовать раздел форматов конечных ячеек с сохранением исходного форматирования.

Теперь посмотрим, как преобразовать «Эксель» в «Ворд». Обычная методика вставки, как уже понятно, не годится.

Здесь применяется следующая технология. Копируем данные в Excel, затем в Word из файлового меню используем команду вставки и выбираем связывание с использованием конечных стилей для Word 2010 или специальную вставку для Word 2007 с последующим связыванием. В методе связывания выбираем лист Excel и нажимаем кнопку «OK».

Еще одна методика, позволяющая решить проблему того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд», состоит в том, чтобы в табличном редакторе использовать команду преобразования в текст с указанием метода форматирования (для этого используется табулятор – для создания единого раздела, пробел – для разделения данных абзацами, и т.д.). Только после этого производится копирование с применением специальной вставки в Word.

Заключение

Как видно из всего вышесказанного, сама процедура преобразования документов одного приложения в формат другого особой сложности не представляет.

Напоследок стоит отметить, что здесь не рассматривались способы, которые позволяют, например, импортировать табличные данные в текстовом редакторе, когда изначально таблица Excel вставляется как графический объект.

При такой постановке вопроса вставленная таблица окажется не редактируемой и работать с такими данными не получится. Это имеет смысл разве что в случаях, когда изменение информации не предусматривается изначально.

Но методика перевода одного типа данных в другой при помощи простейших инструментов, показанная выше, подойдет любому пользователю. Да, и не верьте тем, кто утверждает, что такого типа преобразование можно выполнить при помощи конверторов. Таких программ в природе не существует. А если и существуют, то очень примитивные, от которых нужного результата не добьешься.

Источник: https://FB.ru/article/273195/kak-preobrazovat-eksel-v-vord-i-naoborot

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Если вам нужно перенести информацию, состоящую из данных схожего формата, например, перечень телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импортирования, которая предусмотрена в программах пакета Microsoft Office.

Импорт данных

Для начала убедитесь, что все данные имеют одинаковое форматирование (одинаковый шрифт, правильно расставленные знаки препинания и т. д.). Этим вы обеспечите максимально правильное размещение импортированных данных. Включите отображение всех знаков форматирования во вкладке «Абзац», кликнув мышкой по соответствующей иконке.

В форматируемом списке вы обнаружите знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один в пустой строке между элементами. Эти знаки будут использованы вами для вставки символов, которые затем переместятся в соответствующие ячейки. Если список использует абзац в пустой строке между элементами, необходимо его удалить, иначе возможны сбои при импортировании.

Для этого одновременно зажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне, в поле «Найти», выставьте специальный символ, например, «~». Найти символ абзаца для замены можно в меню «больше>>», избрав пункт «специальный», а в нём — «Знак абзаца». Если вы видите, что в тексте есть абзац как в конце, так и между элементами, выберите «Знак абзаца» дважды.

После того, как вы проделаете все действия, нажмите на кнопку «Заменить всё». Элементы обрабатываемого списка будут объединены между собой.

Настройка правильного форматирования

После настройки отображения элементов описи в последовательных строках нужно обозначить конкретные данные, которые отобразятся в полях Excel.

Если в вашем списке в первой строке указано, например, наименование или фактический адрес, то вам нужно заменить оставшиеся знаки абзацев (p) на запятую (,).

После этого они будут заменены запятыми, тем самым форматируя конкретные строки в отдельные поля.

Как вы заметили, теперь ваш список имеет вид непрерывной линии, состоящей из символов и букв, разделённой на фрагменты запятыми. Нужно вернуть этим данным вид списка. Опять открываем вкладку «Найти и заменить», вводим выбранный ранее символ (у нас это «~») и в поле «Заменить на» выбираем знак абзаца. Нажимаем на кнопку «Заменить всё».

Форматирование закончено, и вам необходимо сохранить документ как текстовый файл. Именно в таком формате Excel изучит и корректно разместит данные между полями. В левом верхнем углу откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Сохранить как».

В выпадающем меню «Тип файла» укажите «Обычный текст». Назовите свой документ и сохраните на любом диске. В некоторых случаях у вас может появиться окно «Преобразование файла». Там ничего не стоит менять, закончите действие, нажав «Ок».

Зайдите в Excel и во вкладке «Файл» выберите пункт «Открыть». В выпадающем меню, как правило, установлен параметр «Все файлы Excel». Вам нужно изменить эту настройку и выбрать пункт «Текстовые файлы». Затем отметьте ваш документ.

В появившемся окне «Мастер текстов» необходимо перейти на следующую страницу, кликнув «Далее», найти «Поле разделители» и там указать запятую. Опять нажмите кнопку «Далее», а затем «Ок». Если вы всё сделали правильно, отдельные категории ваших данных будут стоять в разных полях.

Дальше по желанию вы можете настроить границы, шрифты и заливки в таблице.

Преобразование созданной в Word таблицы

Вы также можете преобразовать данные, используя Word, а затем перенести их в Excel. Выделите весь текст, который вы хотите преобразовать, и во вкладке «Вставка» выберите пункт «Таблица». В более современных версиях Word существуют встроенные шаблоны, например, в виде календаря, матрицы или двойной таблицы.

Кроме того, вы можете сами нарисовать или вставать таблицу формата Excel в ваш документ. Самым простым вариантом будет подбор количества столбцов и строк, который вы сразу же увидите, открыв меню «Таблица». Выделите таблицу, используя Ctrl+C, скопируйте её. После этого откройте Excel и отметьте поле, где будет расположена верхняя левая клетка таблицы.

Вставьте с помощь клавиш Ctrl+V или выберите команду «Вставить» из контекстного меню, кликнув правой кнопкой мыши.

Если импортируемые данные включают одновременно несколько одинаковых критериев (название города, области, почтовый индекс), то они могут попасть в одну ячейку. Однако Excel позволяет произвести правильную настройку. Сначала выделите подлежащий форматированию столбец. Найдите вкладку «Данные», а в ней — «Текст по столбцам».

Нажмите кнопку «Далее» и в следующем меню в качестве символа-разделителя выберите запятую и пробел. После того, как вы согласитесь на изменение параметров, появится окошко примерно с таким содержанием: «Здесь уже есть данные, вы хотите заменить их?».

Отвечаем Ок и наблюдаем, как критерий из одного столбца перемещается в следующий.

Обе программы дают возможность легко создавать таблицы, а в случае надобности и переносить информацию из одной в другую без потери данных. Теперь вы знаете, как преобразовать документ Word в Excel.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-preobrazovat-dokument-word-v-excel.html

Можно ли преобразовать файл word в excel

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Инструкция

Чтобы перевести информацию из файла, сохраненного в формате Excel в Word, откройте табличный файл, выделите в нем нужные клетки, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать». Затем, запустите программу MS Word, создайте пустой документ (как правило, создается автоматически) и вставьте в него скопированный из Excel фрагмент.

При этом, в созданном документе появится необходимое для представления таблицы количество столбцов, а каждая строка из таблицы Excel будет представлена отдельной строкой в документе.
Данный способ является самым простым, однако, при его использовании теряется форматирование исходного документа.

Кроме того, дальнейшее редактирование такой, созданной в Word псевдотаблицы будет очень затруднительно.

Чтобы таблица , подготовленная в Excel, выглядела в Word почти также, вставьте скопированную информацию в подготовленную заранее таблицу .

Для этого сосчитайте сколько столбцов и строк имеет исходная таблица. Затем, выберите в Word пункт меню «Таблица» и «Вставить». Укажите в появившемся окошке число столбцов и строк и нажмите подтверждение.

Все остальные (косметические) настройки можно будет провести позже.

Теперь, как и в первом случае, скопируйте нужную часть таблицы . Затем, мышкой выделите всю таблицу, созданную в Word, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Вставить».

Все данные из исходной таблицы аккуратно распределятся по пустым клеткам таблицы Word. Используя средства форматирования Word, подправьте некорректно размещенные участки таблицы.

Данный метод является оптимальным для подготовки отчетной документации, однако не позволяет сохранить формулы , что затруднит последующий пересчет данных.

Чтобы скопировать таблицу из Excel вместе с формулами и оформлением, воспользуйтесь не простой, а «специальной» вставкой.

Для этого также скопируйте необходимый фрагмент таблицы, затем выберите в меню Word пункты «Правка» – «Специальная вставка». Затем, выберите в появившемся окне строку «Лист Microsoft Excel (объект)».

Обратите внимание на положение точки в строчках «Вставить» и «Связать». Для подготовки стандартной документации оставьте этот указатель в строке «Вставить».

Если же вам необходимо, чтобы информация в документе Word автоматически изменялась в зависимости от данных в таблице Excel, то выберите пункт «Связать». Однако, при этом необходимо обеспечить Word файлу постоянный доступ к файлу в формате Excel.

Каждый лист в табличном редакторе Microsoft Office Excel содержит рабочую область для создания электронных таблиц. Совокупность листов составляет книгу, которая хранится в одном файле.

Каждый файл может включать от одного до 255 листов документа.

Лист книги является абсолютно самостоятельной частью документа и позволяет производить ввод информации, ее обработку и редактирование, но, несмотря на это, опции сохранения листа отдельно от книги в Microsoft Excel не предусмотрено.

Инструкция

Выделяйте лист электронной таблицы в отдельный документ и сохраняйте его как книгу , состоящую только из одного этого листа, если необходимо сохранить лишь один лист из нескольких.

Для этого запустите табличный редактор и загрузите в него книгу, содержащую среди прочих и тот лист, который вас интересует.

Диалог поиска и открытия файла в Microsoft Excel можно вызвать стандартным для абсолютного большинства приложений сочетанием горячих клавиш ctrl + o.

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок нужного вам листа в левом нижнем углу окна табличного редактора. В появившемся контекстном меню выберите пункт «Переместить/скопировать…» и программа выведет на экран небольшое окно с тремя элементами управления. В верхнем из них (выпадающем списке) выберите пункт «новая книга».

После этого перечень листов в помещенном ниже окне очистится, поэтому в нем ничего выбирать не потребуется. Поставьте отметку в поле «Создать копию», чтобы оригинал выделяемого в отдельный документ листа остался и в этой книге. Затем нажмите кнопку «OK» и Microsoft Excel создаст новый документ, который будет содержать только копию одного выбранного вами листа.

Окно новой книги программа сделает активным документом.

Сохраните вновь созданную книгу. Диалоговое окно сохранения документа можно вызвать нажатием сочетания клавиш ctrl + s или выбором соответствующего пункта в меню, раскрываемом щелчком по большой круглой кнопке в левом верхнем углу окна табличного редактора.

Обратите внимание

Обратите внимание на то, что выбранный вами лист может содержать формулы, которые используют данные из других листов книги. В этом случае сохраненная отдельно таблица, лишившись источников данных, может отображать неверные значения.

Источники:

  • как сохранить документ в excel

Операция копирования таблицы Excel состоит из трех этапов: выделение таблицы, копирование, и ее вставка в документ текстового редактора. Существует три способа выполнения этих действий: через контекстное меню, с помощью клавиатуры или через панель инструментов.

Инструкция

Выделите таблицу Excel. Для этого щелкните один раз между обозначениями столбцов и строк или поставьте курсор на первую верхнюю ячейку и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвигайте курсор вниз и вдоль всей таблицы, таким образом, ячейки будут выделяться.

Для копирования таблицы Excel: установите курсор на выделенной таблице. Нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду «копировать» или на клавиатуре нажмите одновременно клавиши Ctrl+insert.

Чтобы скопировать таблицу с помощью главного меню на панели инструментов, вызовите команду «правка» и нажмите «копировать». При этом границы скопированной табличной части принимают вид бегущей змейки.

После того как вы вставите таблицу в нужное место, змейка не исчезает, программа дает возможность вставить таблицу столько раз сколько нужно.

Откройте текстовый документ, в который собираетесь вставить скопированную таблицу Excel.

Нажмите правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду «вставить». Или выполните вставку с помощью клавиш Shift+insert. Также это можно сделать через главное меню «Правка», активизируйте команду «вставить».

Если вы работаете в текстовом редакторе, легче будет создать таблицу

Если вам нужно перенести информацию, состоящую из данных схожего формата, например, перечень телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импортирования , которая предусмотрена в программах пакета Microsoft Office.

Способ 1: прямое копирование информации из программы в программу

Если на вашем компьютере имеются установленные программы Word и Excel, то выполнить поставленную задачу можно именно с их помощью.

Для этого откройте текстовый документ Microsoft Word, а также запустите Excel и создайте в нем новую таблицу. Также нам может потребоваться программа Блокнот, которая по умолчанию имеется на каждом компьютере под управлением ОС Windows.

Способ 2: конвертирование с помощью онлайн-сервиса

Данный способ позволяет выполнить конвертирование документа Word в Excel в тех случаях, когда у вас нет на компьютере установленного табличного редактора, и вы не можете самостоятельно контролировать данный процесс.

Обратите внимание, что данный способ зачастую проблемно переводит буквенные символы, поэтому используйте его в тех случаях, когда вам необходимо перенести из одного документа в другой числовые показатели.

Источник: https://bazava.ru/is-it-possible-to-convert-a-word-file-into-excel.html

Как перевести документ word в excel: преобразование ворд файла

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

Здравствуйте, друзья.

Вы до сих пор копируете данные из документа Word в Excel частями? Представляю, сколько времени и сил отнимает у вас этот процесс. На самом деле разработчики Microsoft Office давно позаботились о нас и упростили задачу. В этой статье вы узнаете, как перевести документ word в excel быстро и легко. Причем речь идет не только о таблицах, но также списках и другой информации.

Чтобы качественно преобразовывать ворд в эксель, сначала нужно понять принцип этого действия. При перенесении информации программа сама определяет, какие данные должны быть помещены в те или иные ячейки, строки и столбцы. Поэтому не всегда получается именно так, как вам хотелось бы.

Преобразование списка

Для начала нам нужно подготовить сам документ ворд к переносу. Не хотите тратить время на редактирование вручную? Постарайтесь придать желаемый вид будущей таблице перед тем, как скопируете ее. Особенно это касается случаев, когда переместить нужно большой объем данных.

Первым делом проверьте, чтобы весь текст имел одинаковое форматирование. По необходимости исправьте знаки пунктуации, шрифты и пр. Готово? Тогда переходим к следующим этапам.

Удаляем лишние абзацы

Это необходимо сделать, чтобы в таблице не было пустых ячеек и строк. Не беспокойтесь, ваши данные не смешаются. У вас большой документ? Не стоит удалять каждый абзац отдельно — автоматизируйте процесс:

  • Нажмите сочетание Ctrl+H. Появится окно «Найти и заменить».
  • В поле поиска введите символы «pp» (без кавычек). Они означают двойные абзацы в строке. Если список написан в ряд, вместо этого пропишите «p».
  • В графе «Заменить» поставьте знак разделения. Это может быть «/». Он уже есть в вашем документе? Тогда выберите другой.
  • Кликните на кнопке «Заменить все». Текст объединился? Так и должно быть. Заметьте, что теперь везде вместо абзацев стоит заданный вами символ.

Возвращение списка

Ваш список выглядит как сплошная строка? Не волнуйтесь, на данном этапе так и должно быть. Но сейчас мы вернем ему более аккуратный вид. Работаем в том же окне:

  • В разделе «Найти» вводим знак разделения, выбранный вами до этого;
  • В поле «Заменить» пишем «p»;
  • Нажимаем финальную кнопку.

Теперь сплошная строчка разбилась на нужные нам категории, в которых элементы списка разделены запятыми.

Сохранение

Форматирование окончено, теперь остаётся последний и самый важный момент . Нужно правильно сохранить документ, чтобы экселю было легче его прочесть и преобразовать. Для этого:

  • В главном меню перейдите в Файл — Сохранить как;
  • Появилось диалоговое окно? Найдите внизу строку «Тип файла», нажмите на стрелочку и поищите в предложенном списке «Обычный текст».

Сохраните.

Переходим в Excel

Зайдите в программу Excel и откройте только что сохраненный документ следующим образом:

  • Идем по пути Файл — Открыть;
  • В меню «Все файлы» указываем текстовые;
  • В окне «Мастер текстов» нажимаем «Далее»;
  • Среди разделителей выбираем запятую и идем дальше;
  • Определите формат для каждой категории своего списка и кликните «Готово».

Ну и всё, текст должен встать в таблицу. Всё просто 😉

Как конвертировать таблицу?

Мы только что разобрали преобразование списка в формат Excel. А если нам нужно переносите таблицу? Это сделать ещё проще.

Поехали:

  • В верхнем углу таблицы, слева, появляется плюсик при наведении на нее курсором. Нажмите на него, чтобы выделить все элементы.
  • Скопируйте данные.
  • Вставьте их в документ Excel.

Редактирование

Получившаяся таблица имеет не совсем аккуратный вид? Например, данные, которые должны быть в разных столбцах, разместились в одном. Эксель может самостоятельно разделить их. Для этого:

  • Выделите нужную область;
  • Откройте вкладку «Данные», затем — раздел «Текст по столбцам» и жмите «Далее»;
  • В «символах-разделителях» выберите запятую, пробел или другой вариант.
  • «Готово».

На этом данную тему о том, как перевести документ word в excel закрываю, итак лишка написал :-). Вам лень выполнять описанные выше действия? Переведите данные онлайн.

Вот к примеру неплохой онлайн конвертер: https://convertio.co/ru/doc-xls/

Описывать не буду, думаю разберётесь, может как нибудь отдельный пост об этом запилю. Как правило, алгоритм действий таков: необходимо выбрать формат исходника и будущего файла, скопировать данные, нажать кнопку конвертирования и скачать получившийся документ.

Возвращайтесь за новыми публикациями, если хотите профессиональнее разбираться в теме экселя.

До свидания дорогие друзья.

Источник: http://profi-user.ru/kak-perevesti-dokument-word-v-excel/

Как конвертировать Word в PDF — 3 способа

Как преобразовать документ Word в формат документа Excel

При работе с офисными документами Word, у пользователей возникает необходимость конвертировать документ Word в документ в формате PDF. Преобразовать формат DOC в PDF необходимо во многих случаях, о которых я расскажу ниже.

Программа Microsoft Word широко используется на предприятиях, довольно много пользователей работает с программой на личных компьютерах. Текстовый редактор Microsoft Word, в виде отдельного приложения, входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Документы Ворд сохраняются в современном формате «.docx» или в прежнем формате «.doc». Большинство пользователей по старинке все файлы формата Word именуют, как «DOC». Поэтому в данной статье в основном будет упоминаться формат «.doc», хотя все написанное имеет такое же отношение к формату «.docx».

Документы в форматах «.DOC» или «.DOCX» легко редактируются, а документы в формате «.PDF», наоборот, довольно трудно редактировать.

Формат PDF имеет свою область применения: в ПДФ сохраняют документы отчетности, бланки, формы, электронные книги, инструкции и т. п.

PDF — переносной формат, который одинаково отображается на любом компьютере или устройстве, что очень важно для определенных типов документов.

Перевод документа Word в PDF необходим в некоторых случаях, например, когда требуется создать электронную книгу, для защиты документа от внесения изменений, для пересылки документа по электронной почте и т. п.

В настоящее время, формат PDF поддерживают все основные браузеры, поэтому проблем с открытием файлов данного формата на любом компьютере не будет, даже, если там не будет специального просмотрщика для файлов данного типа. Документы Word (в форматах doc и docx) требуют наличие на компьютере программы Microsoft Word или приложения, поддерживающее открытие файлов в данных форматах.

Исходя из этих соображений, возникает необходимость преобразовать (конвертировать) файл из одного формата в другой. Правда, намного чаще требуется преобразование PDF в Word. Как конвертировать DOC в PDF?

Давайте рассмотрим бесплатные способы. Преобразовать doc в pdf бесплатно можно следующими способами:

  • непосредственно в программе Word, если приложение установлено на компьютере
  • из другого текстового редактора, поддерживающего формат Word
  • с помощью онлайн сервиса для преобразования DOC в PDF
  • при помощи виртуального принтера
  • в специализированной программе для конвертирования DOC в PDF

В данной статье я расскажу, как сохранить документ Word в PDF в программе Microsoft Office (Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2007), в бесплатных офисных программах (LibreOffice, OpenOffice), при помощи виртуального принтера в программе (Universal Viewer), поддерживающей открытие файлов формата Word.

Конвертеры doc в pdf в бесплатных версиях имеют ограничения, поэтому мы не будет их рассматривать в этой статье. Онлайн сервисы (конвертеры word в pdf) имею некоторые ограничения по сравнению с программами, подробнее о них я расскажу в другой раз.

Конвертируем doc в pdf в Word 2016

Сначала рассмотрим, как преобразовать файл DOC в PDF в программе Microsoft Word 2016.

Для перевода документа из Word в PDF в приложении Microsoft Word 2016 выполните следующие шаги:

  • Нажмите на меню «Файл», а затем выберите «Экспорт».
  • Во вкладке «Экспорт» выберите «Создать документ PDF/XPS», а потом нажмите на кнопку «Создать PDF/XPS». Можно использовать другой вариант: «Сохранить как», затем выбрать место сохранения и формат для сохранения файла.
  • В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите место сохранения, присвойте имя документу, выберите настройки оптимизации. По умолчанию предлагается стандартная оптимизация, подходящая для публикации файла в интернете и печати. Минимальный размер предполагает публикацию файла в Интернете с несколько худшим качеством. Нажмите на кнопку «Параметры…» для выбора других настроек.
  • В окне «Параметры» выберите нужные опции для преобразования файла: параметры совместимости, какие страницы следует сохранить и т. д.
  • В окне «Опубликовать как PDF или XPS» нажмите на кнопку «Опубликовать».

Документ, преобразованный из DOCX в PDF, откроется в программе для просмотра файлов в формате PDF на вашем компьютере (в данном случае, файл открыт в программе Adobe Acrobat Reader).

Как преобразовать файл DOC в PDF в Word 2013

Преобразование Word в PDF в программе Microsoft Word 2013 ничем не отличается от аналогичного действия в программе Microsoft Word 2016.

Перевод документа из word в pdf в Microsoft Word 2013 проходит в несколько этапов:

  1. Войдите в меню «Файл», нажмите на «Экспорт».
  2. Во вкладке «Экспорт» выберите «Создать документ PDF/XPS», а потом нажмите на кнопку «Создать PDF/XPS».
  3. В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите необходимые настройки, а затем нажмите на кнопку «Опубликовать».

Конвертирование Word в PDF завершено, можно открыть преобразованный файл.

Как сохранить документ word в формате pdf в Word 2010

С помощью программы Microsoft Word 2010 можно преобразовать файлы «.docx» или «.doc» в файл формата «.pdf».

В Microsoft Word 2010 конвертировать docx в pdf нужно следующим способом:

  1. Войдите в меню «Пуск», нажмите на пункт «Сохранить как»
  2. В окне «Сохранение документа», в поле «Тип файла» выберите формат PDF. Укажите имя для файла, выберите место сохранения, настройки оптимизации, при необходимости, измените другие параметры.
  3. Нажмите на кнопку «Сохранить».

После этого, на вашем компьютере сохранится файл в формате PDF.

Как сохранить документ Word 2007 в PDF

Теперь посмотрим, как документ Word 2007 сохранить в PDF. Начиная с версии Microsoft Word 2007 SP1, Майкрософт внедрила надстройку — конвертер в PDF в состав программы Word.

Откройте документ в программе Word 2007, а затем выполните следующие шаги:

  1. Нажмите на кнопку “Office”.
  2. Выберите в меню «Сохранить как», затем «PDF или XPS», дайте имя файлу.
  3. В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите тип файла «PDF», параметры оптимизации: «Стандартная» или «Минимальный размер», с помощью кнопки «Параметры» измените настройки, если вас не удовлетворяют настройки по умолчанию.
  4. Нажмите на кнопку «Опубликовать».

Как преобразовать Word в PDF в LibreOffice

На многих компьютерах установлены бесплатные офисные пакеты LibreOffice или OpenOffice, которые служат заменой Майкрософт Офиса. Данные программы поддерживают открытие файлов MS Word. В данных программах имеется функциональная возможность для сохранения документа в формате PDF.

Откройте документ Word в программе LibreOffice Writer, а затем выполните следующие действия:

  • В меню программы нажмите на кнопку «Экспорт в PDF».
  • В окне «Экспорт» выберите место сохранения, присвойте имя файлу, формат будет выбран автоматически.
  • Нажмите на кнопку «Сохранить».

Сохранение файла Word в PDF в OpenOffice

Откройте файл в формате «doc» или «docx» в программе OpenOffice, пройдите по последовательным шагам:

  • Войдите в меню «Файл», в контекстном меню выберите «Экспорт в PDF» (или нажмите на кнопку, расположенную на панели).
  • В окне «Параметры PDF» выберите необходимые настройки во вкладках: «Общие», «Начальный вид», «Пользовательский интерфейс», «Ссылки», «Безопасность».
  • Нажмите на кнопку «Экспорт».

Сохранение DOC в PDF при помощи виртуального принтера в Universal Viewer

В программах имеющих функцию печати, имеется возможность для сохранения файла в формате PDF, в случае установки в операционной системе Windows виртуального принтера. Об этом способе я уже подробно писал в этой статье.

В Windows 10 установлен виртуальный принтер Microsoft Print to PDF. Если на вашем компьютере нет виртуального принтера, установите на свой компьютер бесплатный виртуальный принтер, например, doPDF, Bullzip PDF Printer и т. д.

Еще нам понадобится любая программа умеющая открывать файлы в формате Microsoft Word. Я покажу весь процесс на примере программы Universal Viewer, которая служит для открытия файлов большого количества форматов.

Откройте в программе Universal Viewer документ Word, далее выполните следующие действия:

  • Войдите в меню «Файл», в контекстном меню выберите «Печать…».
  • Откроется окно «Печать», в котором необходимо выбрать принтер. В имени принтера отображаются все имеющиеся принтеры: физические и виртуальные. Выберите виртуальный принтер, ориентируйтесь по его названию. Для настроек печати нажмите на кнопку «Свойства», если нужно, измените параметры.
  • Нажмите на кнопку «ОК».
  • В окне «Сохранение результатов печати» присвойте имя файлу, выберите место для сохранения, а затем нажмите на кнопку «Сохранить».
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.